Zásady pro poskytování finančních příspěvků z rozpočtu města Písek na podporu kulturních aktivit a cestovního ruchu
I. Úvodní ustanovení
1. Účelem těchto zásad je stanovit jasná a transparentní pravidla přidělování příspěvků z rozpočtu města Písku s cílem všestranného rozvoje a uspokojování potřeb občanů města v oblasti kultury a cestovního ruchu.
2. Finanční prostředky určené schváleným rozpočtem města jako zdroj příspěvků lze vybraným zájemcům poskytnout pouze v souladu s těmito zásadami a dle zpřesňujících pravidel konkrétních grantových programů, které podrobněji upravují účel a způsob nakládání s těmito prostředky.
3. Příspěvky na podporu cestovního ruchu se poskytují pouze prostřednictvím vyhlášených grantových programů.
4. Příspěvky na podporu kulturních aktivit se poskytují:
a) prostřednictvím vyhlášených grantových programů,
b) na základě zařazení konkrétní akce či aktivity do Zlatého fondu města Písku,
c) na základě žádosti o poskytnutí záštity starosty města Písku.
II. Příspěvky z grantových programů
1. Grantový kalendář
Na základě schváleného rozpočtu města zpracovává Odbor kultury a cestovního ruchu tzv. grantový kalendář, který je základním zdrojem informací o připravovaných grantových programech města v daném kalendářním roce. Grantový kalendář obsahuje za každý grantový program následující údaje:
d) Název grantového programu,
e) alokovaná částka rozpočtu města,
f) datum vyhlášení grantového programu,
g) datum uzávěrky grantového programu,
h) stručný popis cílů a podporovaných aktivit grantového programu.
2. Grantový program
Konkrétní nástroj podpory, který vychází ze Zásad pro poskytování finančních příspěvků z rozpočtu města Písek na podporu kulturních aktivit a cestovního ruchu. Vymezuje podporované aktivity, vhodnost žadatele, harmonogram realizace, povinné přílohy žádosti a další nezbytné informace, které musí být transparentně písemně stanoveny v Pravidlech grantového programu.
Grantový program může být dále členěn na jednotlivá opatření, která dále blíže konkretizují oblast a podmínky poskytování příspěvků.
Náměty zaměření grantových programů je možno předkládat na Odbor kultury a cestovního ruchu města Písku do 31.10. běžného roku. Na základě vyhodnocení obdržených námětů v příslušné komisi města (kulturní, partnerské vztahy a cestovní ruch) a v rámci prostředků vyčleněných v rozpočtu města budou odborem kultury a cestovního ruchu navržena Pravidla grantového programu pro následující rok.
3. Pravidla grantového programu
Podmínky každého grantového programu vyhlašovaného městem Písek jsou uvedeny v písemné formě v Pravidlech grantového programu, které obsahují veškeré nezbytné informace pro žadatele a příjemce příspěvku.
Pravidla jednotlivých grantových programů města Písku musí nezbytně obsahovat:
a) Název grantového programu,
b) jednotlivá opatření grantového programu,
c) cíle grantového programu,
d) harmonogram přípravy a realizace grantového programu,
e) finanční rámec grantového programu,
f) podporované aktivity grantového programu dle jednotlivých opatření,
g) vymezení oprávněných žadatelů o příspěvek,
h) vymezení uznatelných a neuznatelných nákladů,
i) vymezení nezbytných příloh žádosti,
j) způsob, termín a místo doručení žádosti,
k) kontakt na administrátora programu,
l) způsob hodnocení grantového programu – hodnotící kritéria,
m) způsob proplácení a vyúčtování nákladů grantového programu,
n) formulář žádosti a vzor nezbytných povinných příloh žádosti.
4. Kulturní aktivity
Kulturními aktivitami se pro účely Zásad pro poskytování finančních příspěvků z rozpočtu města Písek na podporu kulturních aktivit a cestovního ruchu rozumí:
a) činnost směřující k rozvoji neprofesionální a místní kultury
b) činnost směřující ke kulturní výchově dětí a mládeže
c) činnost směřující k rozvoji místních kulturních tradic
d) konkrétní kulturní akce a kulturní projekty pořádané pro obyvatele a návštěvníky města Písku
e) propagace místní kultury mimo rámec regionu v ČR i v zahraničí
f) vydavatelské a další propagační aktivity v oblasti kultury vedoucí ke zviditelnění města.
Za kulturní aktivity nejsou pro účely těchto zásad považovány plesy, diskotéky, taneční kursy a podobné komerční aktivity bez zásadního vlivu na kvalitu a rozsah kulturní nabídky města Písku.
5. Příspěvek
Veřejné prostředky poskytované příjemci podpory na financování akce v rámci grantového programu na základě schválení zastupitelstvem města a uzavření smlouvy o poskytnutí příspěvku.
6. Vhodní žadatelé o příspěvek a příjemci podpory
Vhodní žadatelé o příspěvek jsou přesně vymezeni v rámci jednotlivých vyhlášených grantových programů. Jejich okruh je vždy vymezen výčtem vhodných forem právní subjektivity, místem sídla či realizace akce, případně statutem zřizovatele žadatele a dalšími podmínkami specifikovanými grantovým programem.
Příjemci podpory jsou vhodní žadatelé, kteří byli úspěšně vybráni hodnotící komisí a schváleni zastupitelstvem města.
7. Hodnotící komise
Rada města ke každému grantovému programu jmenuje při jeho schvalování hodnotící komisi, která dle výběrových kritérií programu hodnotí jednotlivé žádosti a doporučuje vhodné žádosti k podpoře z městského rozpočtu. Návrh jmenování členů hodnotící komise předkládá radě města spolu s Pravidly grantového programu ke schválení Odbor kultury a CR.
8. Administrátor programu
Konkrétní zaměstnanec městského úřadu nebo jiný právní subjekt vykonávající tuto činnost pro odbor kultury a cestovního ruchu na základě smlouvy, která je zodpovědná za řádné vyhlášení, evidenci a administraci grantového programu. K povinnostem administrátora patří zejména:
a) Předložení návrhu Pravidel grantového programu radě města ke schválení,
b) předložení návrhu složení hodnotící komise radě města ke schválení,
c) vyhlášení grantového programu dle pravidel publicity,
d) konzultace dotazů se zájemci o příspěvek,
e) příjem a evidence žádostí,
f) formální kontrola došlých žádostí,
g) administrativní podpora jednání hodnotící komise,
h) předložení návrhu příjemců podpory radě města a zastupitelstvu města ke schválení,
i) předložení smluv s příjemci podpory k podpisu starostovi,
j) kontrola realizace grantového programu a jednotlivých akcí,
k) vyúčtování akcí a předložení závěrečné zprávy případně průběžné zprávy o realizaci grantového programu orgánům města.
Administrátor programu je jmenovitě uveden v Pravidlech grantového programu.
9. Pravidla publicity
Do 10ti pracovních dnů po schválení grantového programu je administrátor programu povinen zajistit zveřejnění výzvy grantového programu prostřednictvím internetových stránek města, na úřední desce, a v nejbližším možném vydání Městského zpravodaje.
V případě, že nejsou prostředky grantového programu rozděleny v prvním kole výzvy, může být tato výzva grantového programu zveřejněna opakovaně.
Výzva grantového programu musí nutně obsahovat:
a) Název grantového programu,
b) alokace finančních prostředků programu,
c) vymezení vhodných žadatelů,
d) cíle grantového programu,
e) popis podporovaných aktivit,
f) kontaktní údaje na administrátora grantového programu,
g) termín uzávěrky přijímání žádostí a způsob doručení žádostí,
h) odkaz na podrobná Pravidla grantového programu.
10. Finanční rámec grantového programu
Finanční rámec je součástí Pravidel grantového programu a jednoznačně vymezuje:
a) Celkovou alokaci finančních prostředků programu tj. rozpočet grantového programu,
b) finanční alokace na jednotlivá opatření grantového programu,
c) minimální a maximální výši podpory v jednotlivých opatřeních grantového programu,
d) minimální spoluúčast žadatele na celkových nákladech akce tzv. intenzitu podpory.
e) období čerpání alokovaných finančních prostředků
11. Systém vyhlášení, výběru a udělování příspěvků
a) Zastupitelstvo města schvaluje jako součást rozpočtu města na příslušný rok finanční prostředky na podporu aktivit v oblast kultury a cestovního ruchu, které jsou určeny k přidělení vybraným žadatelům formou příspěvků.
b) Odbor kultury a cestovního ruchu na základě schváleného rozpočtu města zpracovává pro každý kalendářní rok grantový kalendář. Grantový kalendář je zveřejněn nejpozději do konce měsíce ledna daného roku prostřednictvím internetových stránek města, na úřední desce, a v nejbližším možném vydání Městského zpravodaje. Stejným způsobem jsou případně zveřejňovány případné aktualizace grantového kalendáře v nejbližším možném termínu.
c) Odbor kultury a CR na základě schváleného rozpočtu a grantového kalendáře zpracovává pravidla grantových programů včetně formuláře žádosti a nezbytných příloh.
d) Rada města Písku schvaluje svým usnesením Pravidla grantových programů a jmenuje hodnotící komise k jednotlivým grantovým programům.
e) Vyhlášení grantového programu je po schválení radou města zveřejněno dle pravidel publicity daných těmito zásadami do 10ti pracovních dnů.
f) Minimální lhůta pro předkládání žádostí od schválení grantového programu k uzávěrce grantového programu činí jeden kalendářní měsíc.
g) Administrátor programu po uzávěrce příjmu žádostí do příslušného grantového programu zajišťuje formální kontrolu žádosti. Formální kontrola ověří, zda je žádost úplná a v souladu s požadovanými náležitostmi grantového programu. Formálně nesprávné žádosti jsou z dalšího hodnocení vyřazeny
h) Formálně správné žádosti jsou na jednání hodnotící komise posouzeny, obodovány dle hodnotících kritérií a je sestaveno pořadí žádostí. Dle dostupných finančních prostředků jsou radě a poté zastupitelstvu města předloženy vybrané úspěšné žádosti ke schválení příspěvku z rozpočtu města.
i) S úspěšnými žadateli je po schválení zastupitelstvem města uzavřena neodkladně smlouva o poskytnutí příspěvku, jejíž vzor je přílohou Pravidel grantového programu.
III. Zlatý fond, záštity starosty
1. Zlatý fond
Zastupitelstvo města Písek jako součást rozpočtu města na příslušný rok schvaluje konkrétní příspěvky na jmenovité vybrané kulturní aktivity (akce a činnosti). Náměty, s písemným odůvodněním návrhu, na zařazení kulturních aktivit do Zlatého fondu je možno předkládat na Odbor kultury a cestovního ruchu města Písku do 31.10. předchozího roku.
Prostředky určené pro Zlatý fond mohou činit maximálně 10 % z prostředků určených na podporu kulturních aktivit z rozpočtu města na daný kalendářní rok.
Příspěvky v rámci Zlatého fondu jsou poskytovány na základě schválení zastupitelstvem města a uzavření smlouvy o poskytnutí příspěvku.
Příspěvek nelze kombinovat s příspěvkem z grantového programu.
2. Záštity starosty
Město Písek v rámci schválení rozpočtu města na příslušný rok rovněž schvaluje konkrétní částku na záštity kulturních akcí, jejichž udělení je v kompetenci starosty města. Maximální výše jedné záštity je 20 tisíc Kč. Záštity starosty jsou poskytovány na základě schválení radou města a uzavření smlouvy o poskytnutí příspěvku.
Podporované aktivity, vhodnost žadatelů a další nezbytné informace jsou stanoveny v Pravidlech pro udělení „Záštity starosty“.
3. Evidence, kontrola a vyúčtování přidělených příspěvků se řídí čl. IV. těchto zásad – odst. 2 – 5.
IV. Systém evidence, kontroly a vyúčtování přidělených příspěvků
1. Na základě zastupitelstvem schválených příspěvků se rozpočtovým opatřením celková částka příslušného grantového programu rozúčtuje na analytické účty s unikátním číselným kódem přiděleným ke každé žádosti tak, aby čerpání jednotlivých příspěvků mohlo být transparentně sledováno až do fáze konečného vyúčtování příspěvku.
Jednotlivé příspěvky jsou evidovány v souladu s pravidly rozpočtové skladby dle následujícího vzoru:
| Sedmimístný unikátní číselný kód žádosti |
| 5RDO/ V /ČP |
5 Fixní číselné označení grantu
R Číslo roku vyhlášení grantového programu
D Číslo druhu grantového programu
O Číslo opatření
V Číslo výzvy
ČP Číslo projektu
2. Způsob proplácení jednotlivých příspěvků města Písek je upraven v rámci jednotlivých grantových programů. Způsob proplácení a vyúčtování příspěvku může být kombinací následujících postupů:
a) Zálohové platby - úspěšnému žadateli jsou prostředky automaticky přiděleny po podpisu smlouvy o poskytnutí příspěvku. Procentuelní výši zálohových plateb a možnost jejich opakování určí podmínky konkrétního grantového programu. Vyúčtování příspěvku města je žadatelem doloženo zpětně po vyčerpání zálohy případně až po ukončení a vyúčtování celé akce.
b) Průběžné proplácení nákladů – příspěvek je proplácen postupně na základě dílčích vyúčtování formou prvotních účetních dokladů již uhrazených příjemcem příspěvku. Jednotlivá platba kromě konečné platby prováděné po závěrečném vyúčtování nesmí být nižší než 25% rozpočtu celé akce.
c) Zpětné proplácení – náklady jsou příjemcům příspěvku proplaceny až po konečném vyúčtování celé akce tj. po doložení všech prvotních účetních dokladů, které odpovídají schválenému rozpočtu akce.
3. Konečné vyúčtování příspěvku je předloženo příjemcem na předepsaném formuláři, který je přílohou Pravidel grantového programu. Příjemce předloží administrátorovi jako součást vyúčtování kopie účetních dokladů a na místě k nahlédnutí předloží i originály těchto dokladů.
4. Administrátor grantového programu je povinen evidovat v rámci svěřeného grantového programu veškeré příspěvky v písemné podobě a zajistit jejich řádné vyúčtování dle harmonogramu uvedeném v Pravidlech grantového programu. Písemná evidence musí ke každému příspěvku obsahovat:
a) Podepsanou smlouvu o poskytnutí příspěvku s příjemcem dotace,
b) kopie všech uznatelných účetních dokladů,
c) kopie vnitřních platebních pokynů – příkazů k úhradě,
d) konečné vyúčtování příspěvku,
e) případně další doklady specifikované jednotlivými grantovými programy nebo smlouvou o poskytnutí příspěvku.
5. Příjemce příspěvku je povinen umožnit fyzickou kontrolu podpořené akce přímo na místě realizace a stejně tak umožnit nahlédnout do svých účetních záznamů administrátorovi a dalším pověřeným pracovníkům městského úřadu. Tato povinnost je smluvně ošetřena ve smlouvě o poskytnutí příspěvku.
V. Závěrečná ustanovení
1. Zásady byly schváleny Zastupitelstvem města Písek, číslo usnesení 439/05 dne 15.12.2005 a jsou platné i účinné dnem schválení.
